Kuidas pidada koosolekuid nii, et neist maksimaalselt kasu oleks?

Millal kasutada ajurünnakut? Foto: Shutterstock

Koosolekutel osaleb palju inimesi, kes toimuvale vaevu tähelepanu pööravad, kuna on hõivatud üksteisele e-kirjade saatmisega selle kohta, kui igav neil on. Nir Eyali ja Julie Li kirjutavad oma Heliose kirjastatud raamatus «Segamatu», et osa probleemist peitub selles, et liigagi sageli korraldatakse koosolek, et vältida pingutust, mida nõuaks probleemi omal jõul lahendamine.

Mõnele inimesele tundub asja kolleegidega läbiarutamine parem kui iseseisvalt väljamõtlemine. Koostööl on ettevõttes kahtlemata oma koht, kuid koosolekuid ei tohiks kasutada pingsa mõttetöö segajatena. Kuidas saaksime koosolekute kasutegurit tõsta?

Enamiku koosolekute esmane eesmärk peaks olema mingi otsuse suhtes üksmeelele jõudmine, mitte koosoleku korraldajate isiklike mõtete jaoks kõlakambri loomine.

Eyali ja Li kirjutavad, et üks hõlpsamaid viide pinnapealsete koosolekute vältimiseks on nõuda kõigilt selle kokkukutsujatelt kaht asja. Esiteks peavad korraldajad laskma ringi käia päevakava, kus on kirjas, millist probleemi koosolekul arutatakse. Pole päevakava, pole ka koosolekut. Teiseks peavad nad püüdma parimal võimalikul moel välja pakkuda küsimuse lahenduse, lühikese ja sisutiheda kokkuvõttena. See ei tohiks olla pikem kui üks-kaks lehekülge, kus käsitletakse probleemi ning esitatakse oma põhjendused ja soovitused. Need kaks sammu nõuavad koosoleku ettevalmistamisel veidi lisapingutust, kuid selles asi ongi. Päevakava ja kokkuvõte esitamine aitab säästa kõigi osalejate aega, võimaldades kiiremini lahenduseni jõuda, ning takistab lisaks ebavajalike koosolekute korraldamist, pannes korraldajate õlule enne seda veidi rohkem kohustusi.

Aga mis saab sel juhul kollektiivsest teadmiste jagamisest ja ajurünnakust? Eyali ja Li kirjutavad, et need on head asjad, kuid mitte koosolekul, kus osaleb üle kahe inimese. Kui koosolek pole kokku kutsutud hädaolukorras või avatud foorum, et kuulata ära töötajate mured, võib ainulaadseid vaatenurki ärialastele väljakutsetele jagada e-posti teel just neile inimestele, kes selle teema eest vastutavad. Ajurünnakuid saab samuti korraldada enne koosolekut ja seda on kõige parem teha kahekesi või väga väikestes rühmades.

Järgmiseks, kui koosolek toimub, tuleb järgida samu sünkroonse kommunikatsiooni reegleid. Olgu veebis või vahetult, kehtivad koosolekutel täpselt samad reeglid osalejate läbikaalutud valiku ning kiire sisse- ja väljaastumise kohta.

Koosolekutel segamatuks jäämiseks peame need vabastama peaaegu kõigist ekraanidest.

Koosolekul viibides tekib aga uus probleem: inimesed tegelevad nutiseadmetega ega ole täiel määral kohal. Nad kontrollivad e-posti või näpivad koosoleku ajal niisama telefoni, kuigi paljud uuringud on näidanud, et kui me ei ole keskendunud, ei suuda meie aju kuigi palju infot meelde jätta. Kui näeme koosolekul teisi oma nutiseadmeid kasutamas, eskaleerib see tajutud tootlikkuse ja paranoia võidurelvastumise – mulje, et keegi teine töötab, samal ajal kui mina mitte, tõstab stressitaset. Mõte meie enda kirjadest pakatavale postkastile laastab koosoleku tõhusust ning meie puudulik osalemine muudab selle üksnes vähem tootlikuks, vähem mõttekaks ja vähem huvitavaks.

Autorid kinnitavad, et kahtlemata genereerivad ilma nutiseadmeteta koosolekud kaugelt rohkem hõlmatud arutelusid ja paremaid tulemeid. Kindlustamaks, et koosolekuaeg ei ole raisatud aeg, tuleb meil sisse seada uued tavad ja reeglid.

Koosolekul tuleb kindlustada, et oleme nii kehas kui ka vaimus päriselt kohal.

Esiteks peaks igas koosolekuruumis olema võimalus nutiseadmete laadimiseks, kuid tuleb kanda hoolt, et osalejad sellele koosoleku ajal ligi ei pääse. Kui inimesed kohale saabuvad, tuleks neile öelda, et telefonil tuleb heli maha võtta ja see laadima panna, et jätkata koosolekut ilma segajateta. Kuigi sellel reeglil on ärivajaduste põhjal mõned erandid, läheb koosolekul osalejatel tegelikult vaja üksnes paberit, pastakat ja ehk mõnda kleepribaga märkmepaberit.

Kui on kavas suurel ekraanil slaide näidata, tuleb määrata üks tiimiliige, kes neid oma arvutis esitab või seada selleks valmis spetsiaalne sülearvuti, mis jääb koosolekuruumi. Selle asemel, et sütitada ülejäänud osalejate iha nutiseadmeid kasutada, peaks igaüks, kes püüab koosoleku ajal telefoni või sülearvutit kasutada, pälvima koosoleku juhatajalt ja töökaaslastelt laitvaid pilke.

Vaatamata tehnoloogiavabade koosolekute kõrgenenud potentsiaalile, võivad mõned olla selle idee vastu ning protestida, et vajavad oma seadmeid märkmete kirjapanekuks või vajalikele failidele ligipääsuks. Aga kui enda vastu aus olla, siis teame, et need ettekäänded pole alati põhjendatud. Miks me tegelikult koosolekutel oma seadmeid kasutame? Tänapäevane tehnoloogia võimaldab meil olla füüsiliselt kohal, kuid vaimselt eemal; ebamugav tõde on, et meile meeldib koosolekutel oma telefone, tahvel- ja sülearvuteid kasutada mitte tööviljakuse suurendamiseks, vaid psühholoogiliseks põgenemiseks. Koosolekud võivad olla talumatult pingsad, sotsiaalselt kohmetukstegevad ja ülimalt tüütud – nutiseadmed annavad võimaluse hallata oa ebamugavustunde sisemisi päästikuid.

Mittevajalike koosolekute vähendamine vajalikule inimesele helistamisega, sünkroonse kommunikatsiooni heade tavade järgimisega ja tagamisega, et inimesed on koosolekul päriselt kohal, mitte ei tegele nutiseadmetega, muudab need tunduvalt meeldivamaks.

Kuigi nüüdisaegsed töökohad on segajaid täis, sõltub nende haldamine meist endist, katsetades pidevalt uusi viise keskendatuse säilitamiseks. Vali katsetamiseks mõned selles peatükis kirjeldatud taktikaid ja küsi paarilt usaldusväärselt töökaaslaselt, kas nemadki tahaksid neid proovida. Väliste päästikute vastuhäkkimine, olgu kontoris või isiklikel nutiseadmetel, on tõhus hälvitatusse korrigeerimise viis, mis aitab meil paremini töötada ja elada.

Nipid, kuidas segamatult koosolekuid pidada:

• Muuda koosoleku kokkukutsumine raskemaks. Koosoleku korraldamiseks peab selle organiseerija laskma ringi päevakava ja teema lühikokkuvõtte.
• Koosolekuid tuleks pidada ühisele seisukohale jõudmiseks. Kui mõni erand välja arvata, peaks loob probleemilahendamine toimuma enne koosolekut – kahekesi või väga väikestes rühmades.
• Ole täielikult kohal. Inimesed kasutavad koosoleku ajal nutiseadmeid, et põgeneda monotoonsuse ja igavuse eest, mis muudab koosolekuid kokkuvõttes veelgi tüütumaks.
• Kasuta koosolekul ainult ühte sülearvutit. Kui igaühel on nutiseade käes, muudab see koosoleku eesmärgi saavutamise tunduvalt raskemaks. Jäta koosolekuruumi ainult üks arvuti teabe esitamiseks ja märkuste tegemiseks ning ülejäänud seadmed asugu mujal.